Suggerimenti per l’organizzazione di eventi festivi

Organizzare un evento può essere stressante, soprattutto durante le vacanze. Sia che tu stia pianificando una grande festa aziendale o semplicemente una festa di amici e una riunione di famiglia, renderla speciale richiederà una certa preparazione. Un evento natalizio di successo è tutto incentrato sui dettagli, dagli inviti esultanti agli antipasti creativi. E questi dettagli richiedono un’attenta pianificazione e organizzazione. Affrontare la preparazione per un evento festivo può essere frenetico, ma non se pianifichi in anticipo e rimani organizzato. Con queste idee e suggerimenti per la pianificazione di eventi gentilmente forniti dall’organizzatrice di eventi Jacquelyn Moretuzzo, avrai più tempo per iniziare a coreografare i tuoi migliori passi di danza e ottenere un vantaggio sullo shopping natalizio.

Scegli una data
Calendario degli eventi festivi

Eventi come recite scolastiche, scambi di biscotti e altre occasioni rendono le vacanze un momento impegnativo per la maggior parte delle persone, quindi tieni presente che a volte una notte infrasettimanale può essere più attraente per qualcuno che ha molto da fare durante le festività natalizie. Magari scegli una data a novembre o all’inizio di gennaio, quando gli orari sono più rilassati per dipendenti, amici e familiari e le sedi tendono ad avere più disponibilità.

Suggerimento professionale:

“Considera i tuoi ospiti quando scegli una data. Le vacanze possono essere un periodo pazzesco e molti locali addebitano un sovrapprezzo per affittare una stanza privata il venerdì o il sabato anziché il giovedì.

Trovare un luogo
Location per eventi festivi

Quando hai in mente un numero approssimativo di ospiti, il passo successivo è trovare un luogo. Chiama alcuni posti e chiedi la disponibilità in anticipo. L’ultima cosa che vuoi fare è rintracciare uno spazio per eventi per ospitare 200 persone a settimana prima della data programmata per la festa. Niente dice stress da vacanza come aspettare fino all’ultimo minuto.

Suggerimento professionale:

“La sala conferenze che usi per ogni compleanno, occasione d’ufficio o addio ha perso il suo splendore. Quando pianifichi una festa fuori sede, pensa a una stanza privata o scegli un luogo originale. I microbirrifici stanno spuntando a sinistra e a destra e quelli più grandi rendono un luogo di festa indimenticabile completo di tour privato e degustazione!”

Invia inviti in anticipo
Inviti per eventi festivi

È meglio pubblicare i tuoi inviti non appena stabilisci una data poiché i calendari dei tuoi invitati sono probabilmente traboccanti di eventi festivi, feste e raccolte fondi. Se i tuoi amici, familiari o colleghi hanno un mucchio di eventi tra cui scegliere, i tuoi inviti fantasiosi potrebbero essere il fattore decisivo. Gli inviti possono essere semplici come e-card di massa o qualcosa di più elaborato. Puoi inviare inviti appositamente realizzati con grafica e dettagli entusiasmanti.

Suggerimento professionale:

“Gli inviti cartacei fanno molto. C’è qualcosa in un invito fisico che rende un evento più attraente. Un invito è fantastico da comunicare alle masse, ma un invito cartaceo sembra molto più intimo. Molti designer su siti come Etsy può farti ottenere una prova di un invito personalizzato in 24 ore.”

Semplifica il cibo e l’arredamento


Cibo e decorazioni per eventi festivi
Se hai un budget limitato, prendi in considerazione alternative a basso costo alle spese per le feste. Se stai organizzando una festa pittoresca con amici intimi, familiari e vicini, un potluck in cui tutti portano il loro piatto preferito delle feste potrebbe essere un’alternativa divertente agli antipasti preparati. Ciò ridurrà i costi del cibo, ma fornirà anche un modo entusiasmante per vivere le tradizioni natalizie dei tuoi ospiti. Gli eventi festivi per le aziende dovrebbero allontanarsi da cene grandi e costose e servire invece tapas divertenti e antipasti stagionali. In termini di decorazioni, adotta un approccio minimalista e magari incorpora anche ornamenti fatti a mano. Le decalcomanie da parete sono una decorazione accattivante per le feste di lavoro. Mostra ai tuoi dipendenti quanto il loro lavoro significhi per te facendo esplodere un’ampia immagine dell’ufficio per una grafica da parete memorabile, facile da applicare e rimuovere. Oppure ravviva l’arredamento della festa nella tua casa con la grafica degli adesivi natalizi per pareti e finestre.

Suggerimento professionale:

“Utilizzare locali già addobbati per le vacanze, ridurrà i costi. Non c’è bisogno di esagerare con l’arredamento. Aggiungi tocchi speciali con nomi di cibi fantasiosi o segnaposto personalizzati.


Bevande per eventi festivi

Taglia i costi con le opzioni per le bevande intelligenti

Una festa in ufficio potrebbe essere un’ottima opportunità per un open bar, ma tieni presente che un open bar può mettere a dura prova il tuo budget. Prendi in considerazione l’idea di offrire solo birra e vino aperti e liquori come opzione di bancomat per contenere i costi. Se stai organizzando una festa in casa, usa siti come Pinterest per trovare ricette per entusiasmanti cocktail stagionali per stupire i tuoi ospiti.

Suggerimento professionale:

“Quando si pianifica una festa in ufficio, l’open bar è bello, ma le cose possono degenerare rapidamente. Considera invece la birra aperta e il vino. Le feste in casa, d’altra parte, possono essere un’ottima opportunità per presentare il tuo perfetto cocktail croccante di toast alla cannella completo di bicchieri con la montatura di zucchero alla cannella.

Personalizzare


Personalizzazione dell'evento festivo
Puoi scegliere di dare una svolta alla tua festa di vacanza e scegliere un tema divertente, come una brutta festa con un maglione. Forse vuoi che la tua festa abbia un tema filantropico e puoi chiedere a ogni ospite di portare un regalo da donare in beneficenza. Semplici aggiunte come divertenti segnaposto e sacchetti regalo possono anche aggiungere un tocco personale alla tua festa, senza prendere molto del tuo budget. Per articoli a buon mercato relativamente economici, prova a stampare le foto dei tuoi dipendenti in occasione di eventi festivi passati o la grafica delle festività stagionali su magneti o adesivi.

Suggerimento professionale:

“Le bomboniere sono divertenti, ma non previste. A volte i giochi e le attività sono divertenti per le funzioni di lavoro più pratiche e i regali possono promuovere la partecipazione. Buoni regalo per ristoranti, buoni per film o sacchetti regalo sono fantastici piccoli regali o premi.”

La preparazione è la chiave del successo quando si tratta di pianificare un evento o una festa per le vacanze. Le vacanze sono un periodo impegnativo dell’anno, quindi iniziare con la pianificazione potrebbe risparmiarti un grosso mal di testa lungo la strada. Se ti senti un po’ più stressato con tutta la pianificazione delle feste natalizie oltre al carico di lavoro, allo shopping natalizio e ad altri impegni, potresti chiedere l’aiuto di amici o colleghi per dare una mano. Saresti sorpreso di quante persone sono disposte ad aiutare con cose come la pianificazione degli antipasti, lo shopping per le decorazioni o l’invio degli inviti. Organizzare eventi durante le vacanze può essere molto più divertente con i tuoi cari che condividono lo spirito natalizio!